Informativa privacy e informazioni sulle attività rivolte a persone minorenni

1. Oggetto e ambito

Questa informativa riguarda le attività psicologiche e psicoeducative rivolte a persone minorenni promosse, organizzate o realizzate da Caleidoscopio APS nell’ambito dei propri progetti, servizi, convenzioni e iniziative. Le attività possono svolgersi in presenza o online e possono comprendere colloqui individuali, attività psicoeducative e laboratori di gruppo o con le classi.

Le caratteristiche concrete dell’attività, le modalità di accesso, l’eventuale durata, la gratuità o le condizioni economiche dipendono dal progetto o servizio utilizzato. Eventuali prestazioni ulteriori o diverse da quelle previste dal singolo progetto costituiscono attività autonome e richiedono le informazioni e il consenso previsti per quella prestazione.

Le attività descritte in questa informativa non sono servizi di emergenza.

2. Caleidoscopio APS e ruoli nel trattamento dei dati

Caleidoscopio APS, Associazione di Promozione Sociale iscritta al RUNTS, repertorio n. 38588, codice fiscale 95201420106, con riferimento organizzativo in Genova Centro, tratta i dati necessari alla gestione organizzativa e amministrativa dei propri progetti e servizi, come richieste di partecipazione, iscrizioni, prenotazioni, consensi, comunicazioni operative, calendari e documentazione amministrativa.

La psicologa o lo psicologo incaricato tratta, sotto la propria responsabilità professionale e secondo il ruolo privacy applicabile, i dati e le informazioni raccolti nello svolgimento dei colloqui e delle altre attività professionali di propria competenza. Quando il professionista opera come titolare autonomo del trattamento, fornisce agli interessati le informazioni privacy di propria competenza.

Caleidoscopio APS non accede ordinariamente ai contenuti dei colloqui individuali, agli appunti professionali o alla documentazione riservata del professionista e non interviene nelle valutazioni e decisioni professionali. Le informazioni organizzative sono mantenute, per quanto possibile, separate dai contenuti della prestazione.

3. Progetto Caleidoscopio InScuola

Nell’ambito del Progetto Caleidoscopio InScuola, realizzato in collaborazione con gli Istituti scolastici aderenti, le attività rivolte a studentesse e studenti possono comprendere lo Sportello Psicologico Studenti e i Laboratori Psicoeducativi con le classi.

Lo Sportello Psicologico Studenti offre colloqui individuali che, in relazione alla domanda e ai bisogni emersi, possono comprendere attività di ascolto, consulenza e supporto psicologico e interventi di accompagnamento psicoeducativo, con finalità preventive, orientative e di promozione del benessere. I colloqui possono svolgersi in presenza, in un locale idoneo e riservato dell’Istituto, oppure online, secondo le modalità previste dal servizio.

I Laboratori Psicoeducativi sono attività rivolte ai gruppi classe, con finalità preventive, educative e di promozione del benessere. Possono riguardare, ad esempio, emozioni, relazioni, comunicazione, collaborazione, inclusione, benessere scolastico e uso consapevole degli strumenti digitali. Le attività possono comprendere momenti di osservazione del gruppo classe finalizzati alla conoscenza del contesto e alla progettazione o calibrazione degli interventi. Non prevedono valutazioni diagnostiche o profili psicologici individuali.

Nell’ambito di InScuola non vengono effettuate diagnosi, valutazioni diagnostiche, test psicodiagnostici o psicoterapia e lo Sportello non configura una presa in carico terapeutica continuativa. Quando emergono bisogni non compatibili con il perimetro dello Sportello, il professionista può fornire indicazioni di orientamento verso risorse o servizi appropriati.

La partecipazione è gratuita e volontaria. Per le persone minorenni è necessario il consenso informato di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela, secondo la modulistica vigente del progetto.

La persona minorenne viene informata e coinvolta in modo adeguato alla propria età e maturità. La sua volontà, i suoi dubbi e l’eventuale rifiuto di partecipare o di proseguire vengono ascoltati e considerati dal professionista nel rispetto della dignità e della tutela del minore.

Di norma, la scuola non riceve informazioni sui contenuti dei colloqui individuali. Eventuali comunicazioni possono avvenire esclusivamente nei casi previsti dalla normativa o quando esista un valido presupposto giuridico, nei limiti strettamente necessari. Eventuali restituzioni ordinarie sull’andamento complessivo del progetto sono fornite esclusivamente in forma anonima e aggregata e non devono consentire l’identificazione, neppure indiretta, dei singoli utenti.

4. Tirocinanti e persone in formazione

Le attività possono prevedere la presenza di tirocinanti o persone in formazione, sempre in affiancamento ai professionisti incaricati e nel rispetto della normativa, degli accordi formativi, delle procedure applicabili e della riservatezza. Nei colloqui individuali, l’eventuale presenza di una persona in formazione viene comunicata e gestita nel rispetto della volontà della studentessa o dello studente.

5. Persone interessate e dati trattati

Il trattamento può riguardare la persona minorenne, i genitori o gli esercenti la responsabilità genitoriale, l’eventuale tutore o altro soggetto legalmente legittimato e, nei limiti necessari, altri soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’attività.

Possono essere trattati, nei limiti necessari:

• dati identificativi e di contatto della persona minorenne e dei soggetti legittimati;

• dati relativi a scuola, plesso, classe, gruppo, progetto o servizio di riferimento;

• dati necessari alla gestione di appuntamenti, adesioni, comunicazioni e consensi;

• eventuali dati amministrativi o economici quando previsti dal servizio;

• informazioni personali, familiari, scolastiche, emotive, relazionali o relative alla salute eventualmente condivise nell’ambito della prestazione professionale;

• altri dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 del Regolamento UE 2016/679, solo quando il trattamento sia necessario e consentito dalla normativa applicabile.

Caleidoscopio APS applica il principio di minimizzazione e non richiede informazioni personali eccedenti rispetto a quelle necessarie per le proprie funzioni. Durante i colloqui, le informazioni professionali sono raccolte e trattate dal professionista nei limiti necessari allo svolgimento responsabile della prestazione.

6. Provenienza dei dati

I dati possono essere acquisiti direttamente dai genitori, dagli esercenti la responsabilità genitoriale o dal tutore, dalla persona minorenne nell’ambito della relazione professionale, dal professionista incaricato e, quando necessario per finalità organizzative legittime, dalla scuola o da altri enti coinvolti nel progetto. Possono inoltre essere raccolti attraverso strumenti di prenotazione, moduli, email e altri canali organizzativi predisposti da Caleidoscopio APS.

Nell’ambito di InScuola, la scuola non deve trasmettere a Caleidoscopio contenuti psicologici o informazioni personali eccedenti ai fini della semplice prenotazione o dell’accesso allo Sportello, salvo situazioni specifiche previste dalla normativa o necessarie alla tutela del minore.

7. Finalità del trattamento

Caleidoscopio APS tratta i dati necessari per gestire richieste di partecipazione, verificare e documentare i consensi richiesti, organizzare colloqui e laboratori, gestire calendari e comunicazioni, adempiere agli obblighi applicabili, garantire sicurezza e corretto funzionamento dei servizi e, quando previsto, elaborare dati statistici o rendicontazioni in forma anonima o aggregata.

Il professionista tratta i dati raccolti nell’ambito della propria attività per le finalità direttamente connesse alla prestazione professionale affidata e alla tutela della persona destinataria.

8. Base giuridica e distinzione tra consenso alla prestazione e privacy

Il consenso informato alla partecipazione o alla prestazione e il trattamento dei dati personali sono aspetti distinti. Il consenso informato permette a chi ne ha diritto di autorizzare la partecipazione del minorenne all’attività prevista. La presa visione di questa informativa serve invece a spiegare come vengono trattati i dati personali e non costituisce un consenso generale a qualsiasi trattamento.

Caleidoscopio APS tratta i dati personali, secondo la natura del singolo trattamento, sulla base delle condizioni previste dall’art. 6 del Regolamento UE 2016/679, tra cui l’esecuzione di misure richieste dagli interessati o necessarie alla gestione del servizio, l’adempimento di obblighi legali, il perseguimento di legittimi interessi organizzativi, di sicurezza, documentazione e tutela dei diritti quando applicabile, oppure il consenso quando uno specifico trattamento facoltativo richieda tale base.

Quando sono trattate categorie particolari di dati, il trattamento avviene solo in presenza di una delle condizioni previste dall’art. 9 del Regolamento UE 2016/679 e dalla normativa nazionale applicabile. Per i dati trattati da un professionista sanitario e strettamente necessari alla prestazione psicologica, trovano applicazione le basi giuridiche previste per la prestazione professionale e la tutela della salute, nel rispetto del segreto professionale. Non viene richiesto un ulteriore consenso privacy quando la normativa non lo prevede per i trattamenti strettamente necessari alla prestazione richiesta.

9. Consenso informato della persona minorenne

Le prestazioni professionali rivolte a persone minorenni sono generalmente subordinate al consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela, secondo la normativa e il Codice Deontologico degli Psicologi Italiani. Di norma viene richiesto il consenso di entrambi i genitori che esercitano la responsabilità genitoriale.

Quando il modulo viene sottoscritto da un solo genitore, possono essere richieste le dichiarazioni previste dalla modulistica del progetto. Nei casi di tutela, affidamento, provvedimenti dell’Autorità o altre situazioni particolari, il consenso viene acquisito dal soggetto concretamente legittimato.

Il consenso alla prestazione può essere revocato da chi ne ha diritto. La revoca produce effetti per le attività future, fatti salvi gli adempimenti eventualmente necessari per obbligo di legge o per la tutela della persona minorenne.

10. Modalità di raccolta del consenso

Il consenso informato deve essere acquisito prima dell’inizio dell’attività attraverso il modulo o la procedura prevista dal progetto. Può essere documentato mediante modulo sottoscritto, procedura digitale idonea a documentare la volontà espressa e la sua riconducibilità alla persona, oppure altre modalità consentite dalla normativa e adeguate alla specifica attività.

Una semplice richiesta di informazioni o una prenotazione non costituisce automaticamente consenso informato, salvo che lo strumento utilizzato sia stato predisposto anche per raccogliere e documentare tale consenso.

11. Modalità di svolgimento, colloqui online e registrazioni

Le attività possono svolgersi in presenza, online o in contesti di gruppo, classe o progetto. Negli incontri online è necessario, per quanto possibile, utilizzare un luogo riservato e condizioni che consentano la continuità dell’incontro. Chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela collabora, in relazione all’età e alla situazione del minorenne, affinché il collegamento possa avvenire in condizioni appropriate.

I colloqui psicologici non vengono registrati. Eventuali fotografie, riprese o registrazioni effettuate per finalità diverse dalla prestazione possono avvenire solo quando espressamente previste e con separata informazione e autorizzazione, quando necessaria. Il consenso alla partecipazione a un’attività psicologica o psicoeducativa non comporta automaticamente l’autorizzazione all’uso dell’immagine o della voce del minorenne.

12. Colloqui individuali e attività di gruppo

I colloqui individuali sono condotti da psicologi iscritti all’Albo. Obiettivi, modalità, frequenza e durata dipendono dalla natura del servizio, dalla richiesta, dalle caratteristiche della persona e dalla valutazione professionale dello psicologo. Non è possibile garantire risultati specifici.

Nei laboratori e nelle attività di gruppo la riservatezza presenta caratteristiche diverse dal colloquio individuale. I partecipanti vengono invitati a rispettare quanto condiviso dagli altri e a non registrare, diffondere o divulgare informazioni personali eventualmente emerse. Caleidoscopio APS e i professionisti adottano misure ragionevoli per favorire la riservatezza del gruppo, senza poter garantire il comportamento dei singoli partecipanti al di fuori dell’attività.

13. Riservatezza e segreto professionale

Le informazioni condivise con lo psicologo durante i colloqui sono protette dal segreto professionale nei limiti previsti dalla legge e dal Codice Deontologico degli Psicologi Italiani. La tutela della riservatezza riguarda anche la persona minorenne.

Genitori, tutori ed esercenti la responsabilità genitoriale possono ricevere le informazioni necessarie alla comprensione del percorso, alle decisioni relative alla prestazione e alla tutela del minorenne, ma non ricevono automaticamente un resoconto dettagliato dei singoli colloqui. Il professionista valuta le comunicazioni tenendo conto dell’età e della maturità del minore, della natura delle informazioni, delle esigenze di tutela e degli obblighi normativi e professionali.

La riservatezza può essere limitata nei casi previsti dalla legge o quando emergano situazioni di rischio, pregiudizio o pericolo che richiedano l’attivazione di forme di tutela. In tali situazioni il professionista opera secondo criteri di necessità, prudenza e proporzionalità.

14. Comunicazione dei dati, fornitori e trasferimenti

I dati personali non vengono diffusi, salvo eventuali trattamenti separatamente disciplinati e autorizzati. Possono essere comunicati, nei limiti necessari, ai soggetti autorizzati da Caleidoscopio APS, ai professionisti incaricati, a fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica, calendario, videocomunicazione, hosting, archiviazione e sicurezza, a consulenti amministrativi, fiscali, legali o tecnici, e a enti o Autorità quando la comunicazione sia prevista dalla legge.

I fornitori operano, a seconda del servizio, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR oppure come autonomi titolari. Quando un servizio comporta trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza o delle altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

15. Conservazione

I dati vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto degli obblighi normativi, amministrativi e documentali e delle esigenze di tutela dei diritti. I dati organizzativi sono conservati per il tempo necessario alla gestione del progetto e agli adempimenti conseguenti. La documentazione relativa al consenso viene conservata per il tempo necessario a documentare la legittimità della partecipazione e a tutelare i soggetti coinvolti.

La documentazione professionale dello psicologo è conservata secondo la normativa e gli obblighi deontologici applicabili. L’art. 17 del Codice Deontologico degli Psicologi Italiani prevede, salvo norme specifiche, la conservazione della documentazione relativa al rapporto professionale per almeno cinque anni dopo la sua conclusione.

Dati e report resi effettivamente anonimi e non più riferibili a persone identificate o identificabili possono essere conservati per finalità statistiche, progettuali, di rendicontazione o valutazione.

16. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari a identificare i soggetti legittimati, verificare il consenso e organizzare l’attività è necessario per consentire la partecipazione. Il mancato conferimento può rendere impossibile l’accesso al servizio. Durante i colloqui la persona minorenne non è tenuta a fornire informazioni ulteriori rispetto a quelle che desidera condividere, fermo restando che il professionista deve disporre delle informazioni necessarie per svolgere correttamente e responsabilmente la propria attività e valutarne l’appropriatezza.

17. Gratuità, conclusione e invio ad altri servizi

Le attività rivolte agli studenti nell’ambito di InScuola sono gratuite e non comportano costi per le famiglie. Se altri servizi prevedono contributi o compensi, le relative condizioni vengono comunicate prima dell’avvio della prestazione.

Chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela può chiedere l’interruzione della partecipazione. Anche la volontà del minorenne viene ascoltata e considerata. Il professionista può proporre la conclusione dell’attività quando ritenga che non sussistano le condizioni per proseguirla o che siano necessarie forme differenti di supporto.

Quando il bisogno non è adeguatamente affrontabile nel progetto, il professionista può orientare verso altri professionisti o servizi competenti. Le attività non sostituiscono i servizi sanitari territoriali, i servizi sociali, la neuropsichiatria infantile o i servizi di emergenza. In situazioni di grave rischio o pericolo vengono attivate le misure necessarie secondo la normativa e il principio di tutela del minore.

18. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, quando applicabili, i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, tra cui accesso, rettifica, cancellazione nei casi previsti, limitazione, opposizione e portabilità quando ne ricorrano i presupposti. Possono inoltre proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Per i dati organizzativi e amministrativi trattati da Caleidoscopio APS le richieste possono essere inviate a informazioni@caleidoscopio.org oppure pec@pec.caleidoscopio.org. Per i dati trattati autonomamente dal professionista, le richieste devono essere rivolte direttamente al professionista utilizzando i recapiti indicati nella sua informativa.

19. Processi automatizzati e sicurezza

Caleidoscopio APS non utilizza i dati delle persone minorenni per decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi e non svolge profilazione psicologica degli studenti a fini organizzativi o commerciali.

Caleidoscopio APS e i professionisti incaricati adottano misure organizzative e tecniche adeguate alla natura dei dati e ai rischi connessi alle attività. L’accesso ai dati organizzativi è limitato alle persone che ne hanno necessità in relazione alle funzioni affidate. I contenuti dei colloqui non vengono inseriti nei normali strumenti amministrativi e organizzativi dell’Associazione.

20. Aggiornamenti e contatti

Questa informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative, tecnologiche o relative ai servizi. La versione aggiornata è pubblicata sul sito di Caleidoscopio APS. Le modifiche sostanziali che incidano sui trattamenti in corso vengono comunicate con modalità adeguate alla natura del trattamento.